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College of the Redwoods

1. Buscamos mentores en la comunidad Sakai y los pusimos rápidamente al tanto del proceso durante el primer año.

Hay muchos miembros de la comunidad Sakai, desde directores de TI hasta los diseñadores instruccionales, que están dispuestos a responder preguntas y ofrecer consejos que ahorrarán mucho tiempo en la implementación. No dudes en aprovechar sus conocimientos y experiencia.

2. Tener al menos durante algún tiempo los dos sistemas en paralelo aunque recomendamos no pasar de un año.

El proceso de cambió generará ansiedad en la comunidad universitaria. Esta ansiedad se aliviará si se ofrece a los usuarios un tiempo de adaptación teniendo ambos sistemas disponibles. Además, cuando los miembros de la facultad sienten que su compromiso es voluntario estarán más dispuestos a involucrarse. Sin embargo, los costos de funcionamiento de dos sistemas son significativos, por lo que no se recomienda hacerlo por más de un año.

Comience con un grupo numeroso de implementación soportado por personal experto.

Cuando se solicita la implementación a un grupo pequeño se pretende que dichos voluntarios sean los primeros usuarios de la solución. Este grupo puede no representar con precisión las necesidades de soporte y los costos de toda la comunidad del campus.
Considera la posibilidad de búsqueda de algunas personas que podrían ser los primeros en adoptar y construir un gran grupo de implementación inicial, que le dará una idea de la gama de apoyo que necesitará para ofrecer a su campus.

4. Obtén retroalimentación de los profesores y estudiantes en cuanto a cómo se está trabajando.

No puedo precisar cuánta cantidad de retroalimentación es suficiente. La experiencia de los estudiantes en Sakai será muy diferente de la experiencia docente. Si sólo dispone de comentarios de los profesores, tendrá sólo una parte de la imagen. Conseguir la participación de estudiantes le permitirá equilibrar las necesidades de todo el abanico de usuarios.

5. Utiliza un grupo piloto de prácticas y suministra formación a los agentes líderes.

Si has comenzado con un grupo de aplicación general, tendrás una sección transversal de la comunidad universitaria que será capaz de ayudar con las prácticas y la formación. Probablemente encontrarás que los miembros de tu cuerpo docente son particularmente receptivos al trabajo en pares dentro de la capacitación.

6. Haz que todas las herramientas estén disponibles para su uso desde el principio.

Yo tengo mis herramientas favoritas y otras en las cuales no estoy tan interesado, pero rápidamente me enteré que a pesar de mis propias preferencias debería presentar todas las herramientas disponibles desde el principio. Muchos miembros de la facultad querrán experimentar y decidir por sí mismos la utilidad de las diferentes herramientas. Permíteles esa opción.

7. Identifica todos los sistemas complementarios desde un principio y comienza con ellos en la aplicación inicial.

Tus usuarios no serán felices si no pueden acceder a las aplicaciones complementarias que anteriormente tenían a su disposición. Al incluir esos sistemas add-on desde el principio, los usuarios sienten que tienen todo el apoyo que siempre han tenido.

8. Suministra formación para los usuarios tanto antes como después de la implementación.

A pesar de que hemos implementado Sakai muy rápidamente, ofrecimos capacitación durante un largo período que se extendió por más de lo que teníamos planeado, en parte por la necesidad de llegar a todos los profesores adjuntos.

9. Publica un boletín periódico resaltando los equipos líderes que aportan consejos técnicos y de uso.

Un boletín regular es una gran manera de hacer frente a las preguntas de soporte más comunes que tú y tu personal reciban de los usuarios. Además, el boletín te dará la oportunidad de resaltar lo que los usuarios han logrado con Sakai.

10. Resaltar regularmente mejoras, correcciones y nuevas oportunidades.

Si alguien tiene un problema, lo más probable es que otra persona o grupo en la comunidad Sakai haya tenido el mismo problema antes y esté trabajando en una solución. Si identificas las personas que trabajan en una solución, es de gran ayuda comunicar esta información a los equipos en la escuela que experimentan el mismo problema. Los usuarios sentirán que están siendo escuchados y que sus problemas se toman en cuenta. Esto tendrá un impacto significativamente positivo en el proceso de cambio.

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